Så fungerar kundkännedom

Kundkännedom är en central del av byråns KYC/AML-arbete och syftar till att kontrollera kundernas identitet, dokumentera era affärsrelationer samt bedöma vilka eventuella risker de kan medföra.

 

Rekommenderat arbetsflöde

Innan du påbörjar kundkännedomsprocessen rekommenderar vi dig att upprätta en allmän riskbedömning för din byrå. Genom att göra detta kommer delar av riskbedömningen att ärvas ner till kundkännedomen, vilket underlättar processen avsevärt.  

Läs mer om det rekommenderade arbetsflödet för KYC/AML-modulen.

 

Starta kundkännedomsprocessen

För att påbörja en kundkännedomsprocess navigerar du till KYC/AML > KYC-lista. Klicka på den kund som du vill påbörja processen för:

Du har även möjlighet att påbörja kundkännedomsprocessen direkt från ett kundkort, under fliken KYC/AML:

OBS! Om du har begränsad behörighet i KYC & AML-modulen kan det vara så att du inte kan påbörja kundkännedomsprocessen, alternativt att du kan påbörja men inte slutföra den.

Kundkännedomsprocessen består av sju delar:

• Befattningshavare & företrädare
• Verksamhet
• Geografi
• Syfte & art
• Ekonomi
• Tjänster
• Riskbedömning

 

Befattningshavare & företrädare

Blikk hämtar automatiskt uppgifter om företagets verkliga huvudman och styrelse från svenska bolagsregister, men du kan också lägga till verklig huvudman och styrelsemedlemmar på egen hand. I samband med detta görs även automatiska kontroller mot PEP- och sanktionslistor.

 

Vid träff i register

Om någon av företrädarna förekommer i en PEP-, sanktionslista eller annat register, blir namnet klickbart (läs mer om hur olika slagningar görs): 

Genom att klicka på namnet får du veta vilka träffar som skett, dvs vilka listor som personen förekommer i:

Klickar du på namnet ytterligare en gång får du mer djupgående information om individen:

 

Justera klassificering

Om du vill justera klassificeringen för en person klickar du på den gula triangeln som syns i registret där det skett en träff:

Därefter klickar du på Klassificera som Ingen riskperson:

Skulle förutsättningarna förändras kan du återigen klassificera personen som en riskperson. För att göra detta klickar du på den gröna checkrutan i registret där det tidigare skett en träff:

Därefter klickar du på Klassificera som Potentiell riskperson:

 

Granska företrädares identitet

För att kontrollera identiteten hos företagsrepresentanterna klickar du på ID-kontroll:

Därefter kan du välja utföra kontrollen i verkligheten eller skicka till kund för verifiering via BankID:

 

Skicka till kund

För att göra kontrollen digitalt fyller du i mottagarens e-postadress, väljer språk, fyller i eventuellt meddelande och klickar på Skicka:

Kunden får då ett mejl där de enkelt kan bekräfta sin identitet med hjälp av BankID:

Om du hellre vill skicka ett personligt mejl till kunden kan du välja att hämta en länk till ID-kontrollen. Länken leder mottagaren till en sida med en QR-kod för BankID:

 

Granska i verkligheten

Om en ID-handling granskas i verkligheten anger du vem som har utfört kontrollen och vilket datum det skett. Det finns även ett fritextfält där du exempelvis har möjlighet att ange vilken typ av identifikationsmetod som använts:

 

 

Verksamhet

Här får du med egna ord beskriva kundens verksamhet, vilka potentiella riskfaktorer som finns i verksamheten samt hur stor sannolikhet det är att dessa risker inträffar och vilka konsekvenser det skulle kunna få:

 

Geografi

Här får du besvara ja och nej-frågor kopplat till företagets geografi, exempelvis huruvida de bedriver verksamhet utanför Sverige:

Om du svarar ja på någon av frågorna kommer du vara tvungen att komplettera med ytterligare information:

 

Syfte & art

Här får du med egna ord beskriva affärsrelationens syfte och art:

 

Ekonomi

Här får du besvara ja och nej-frågor kopplat till företagets ekonomi, exempelvis huruvida de utför utlandsbetalningar eller hanterar kontanter, samt motivera varför uppgifter om kapital har hämtats eller ej:

Om du svarar ja på någon av frågorna kommer du vara tvungen att komplettera med ytterligare information:

 

Tjänster

Arbetar du med uppdrag är dessa ifyllda. Det är därför viktigt att du följer det rekommenderade arbetsflödet för KYC/AML-modulen, dvs att du har angett uppdragen samt utfört den allmänna riskbedömningen innan du påbörjar kundkännedomen. Om du inte arbetar med uppdrag, alternativt utför ytterligare tjänster, måste du markera dessa under rubriken Övriga tjänster och produkter: 

Du har även möjlighet att justera risknivån för de olika uppdragen, välja vilka riskfaktorer som gäller för den specifika kunden samt om någon riskfaktor ska kompletteras med ett kundspecifikt tillägg:

 

Riskbedömning

Här bedömer du risknivån för affärsrelationen, motiverar varför du gjort bedömningen och ger ytterligare information kopplat till riskbedömningen:

 

Granska & färdigställ

Här får du möjlighet att granska alla svar och färdigställa kundkännedomen:

OBS! Det är endast användare med licensen Standard och Total (med rätt anpassad behörighet) som kan färdigställa kundkännedomen.

 

Upprepa kundkännedomen

Kundkännedomsprocessen måste upprepas minst en gång per år, men eventuellt oftare beroende på risknivån. Notera att du själv måste bedöma hur ofta processen ska upprepas. I samband med att du färdigställer en kundkännedom har du möjlighet att välja när processen ska upprepas samt när du ska få en påminnelse:

Påminnelsen kommer att synas i dashboarden, i händelselistan samt på kundkortet.

 

Exportera kundkännedomar

Om du vill exportera en kundkännedom, vilket exempelvis kan vara nödvändigt om din byrå skulle bli granskad av Länsstyrelsen, navigerar du till önskad kundkännedom. Detta kan göras via översiktsvyn, KYC-listan och kontaktregistret.

I rullgardinsmenyn till vänster väljer du vilken version du vill visa och klickar sedan på Exportera för att göra en PDF-export:

OBS! Alla som har behörighet att se en färdigställd kundkännedom kan göra en export.

 

Händelser som kan påverka riskbedömningen

KYC/AML-verktyget kontrollerar löpande om det sker några förändringar bland dina kunders företagsuppgifter, exempelvis om befattningshavare eller verklig huvudman ändrats, eller om de lagts till på en PEP- eller sanktionslista. Slagningar i register / inhämtning av händelser görs i samband med att du startar en KYC och därefter en gång per dag. Sker det förändringar som kan påverka riskbedömningen skapas det automatisk en händelse som är synlig i dashboarden och händelselistan:

Utöver den automatiserade bevakningen av företagsinformation har du möjlighet att registrera, hantera och följa upp egna händelser genom att klicka på Lägg till händelse i dashboarden:

Om du gör bedömningen att en händelse kan påverka den kundspecifika risknivån bör du göra om kundkännedomen. Detta gör du enklast genom att klicka på Starta under fliken KYC/AML på kundkortet: