Hur hanterar jag korttidsarbete i Blikk?

I extraordinära tider som dessa kan korttidsarbete (permittering) bli ett faktum på arbetsplatsen. Det innebär en förändring av arbetstiden och påverkar hur tidrapporteringen och schemat behöver se ut i Blikk.

Permitteringen ska läggas in direkt i lönesystemet
De anställda ska inte lägga in permitteringen via tidrapporteringen utan detta ska läggas in som en frånvaro direkt i lönesystemet. Detsamma gäller all partiell långtidsfrånvaro (tex deltidssjukskrivning eller nedsättning i tid pga föräldraledighet). 

Schema som speglar den nya sysselsättningsgraden
Om den anställde har en permittering på exempelvis 60% från sin ordinarie arbetstid på 40 h i veckan ska hen arbeta 16 h per vecka under permitteringen. För att tidrapporteringen ska överensstämma med sysselsättningsgraden behöver den anställda ha ett schema som motsvarar den nya arbetstiden.

Skapa ett nytt schema i Blikk
För att tidrapporteringen ska bli rätt behövs nya scheman. Under Administrera > Tid & Kvitton > Schema kan du som administratör lägga upp dessa.. Timmarna i det nya schemat ska motsvara den nya sysselsättningsgraden (i exemplet ovan skulle det innebära ett schema på 16 h fördelat under en arbetsvecka).

Finns det olika sysselsättningsgrader för de anställda sedan innan behöver det finnas scheman som motsvarar alla omräknade sysselsättningar.

Ange startdatum för nya schemat
För att den anställda ska få sitt nya schema behöver all tid fram till schemabytet vara låst eller attesterad.
Exempel: Kalle ska börja sin permittering från 1/4 och ett schema på den nya sysselsättningen finns skapat. Kalle låser alla sina dagar fram till 31/3 och sedan går administratören in på Kalles användare på Administrera > Generellt > Licenser & användare och byter schema till det nya. Kalle kommer nu ha den nya arbetstiden från 1/4. Schemat går byta även om 1/4 har passerat och tid finns rapporterad, så länge dagen inte är låst eller attesterad.

Tänk på att byta tillbaka
Samma datum som permitteringen avslutas i lönesystemet förväntas den anställde arbeta sin ordinarie arbetstid igen. Följ då stegen i ovanstående punkt, fast med det ordinarie schemat istället.

Att tänka på / Tips

Schema i Visma Lön
Om ni gör lönerna i Visma Lön behöver det finnas ett likadant schema som det som lades upp i Blikk. Antalet timmar per dag behöver överensstämma med de timmar som schemat i Blikk har, annars kommer lönefil inte kunna importeras.

Se över regler
Det är viktigt att ha koll på vilka regler och bestämmelser som gäller vid permittering och att skriva avtal om vad som beslutas. Har arbetsplatsen kollektivavtal finns det svar att hitta där. Den myndighet som administrerar stödet till arbetsgivare är Tillväxtverket. På deras hemsida finns mer information.