Det är inte ovanligt att personer utanför den egna organisationen ska arbeta i ens projekt och att deras tid ska faktureras vidare. Vanligt är också att man i projektet vill hålla koll på kostnaden för de underkonsulter som arbetat. Det finns ett antal olika arbetssätt när det kommer till underkonsulters tid och kostnad, nedan listas de vanligaste. De faktorer som avgör vilket alternativ som passar bäst är hur fakturaunderlaget behöver se ut, hur detaljerad uppföljningen ska vara, vem som ska lägga tiden på att rapportera samt kostnaden för underkonsulters licenser. Värt att ha i åtanke när man väger alternativen mot varandra är den alternativa kostnad som uppstår när en administratör varje månad ska vänta in tidrapporter och mata in tider åt underkonsulter, den tiden kan vara mer lönsam att lägga på något värdeskapande.
1. Underkonsulterna skickar en faktura och denna vidarefaktureras till kunden
Underkonsultens leverantörsfaktura projektmärks inne i ekonomisystemet, överförs till projektet och markeras för vidarefakturering. Vill man kan man direkt på leverantörsfakturan ange hur många externa timmar den avser och detta framgår sedan inne i projektet.
+ Smidigt och endast lite administrativt extraarbete
+ Den exakta kostnaden kommer in i projektet
- Alla vill inte att det ska framgå på kundfakturan att man anlitat en underkonsult
- Man behöver vänta in leverantörsfakturan innan man kan skicka sin kundfaktura
- Om underkonsulten fört anteckningar som ska vidare till slutkund behöver dessa bifogas separat (finns inte med i rapporter från Blikk)
2. Underkonsulterna har en egen licens i Blikk och registrerar själv sin egen tid
Användaren är endast deltagare i de projekt där hen ska jobba. Antingen tar man in leverantörsfakturan för att få de exakta kostnaderna (viktigt att lägga 0 kr i schablonkostnad per timme på användaren samt ange löneformen Ej avlönad) eller (om det är en konsult man ofta anlitar som man har ett uppgjort timpris med) så kan man lägga in den timtaxan som användarens schablonkostnad så att kostnaden uppstår direkt vid tidrapportering (precis som för övriga anställda). I det senare scenariot tar man inte in leverantörsfakturan som kostnad eftersom kostnaden uppstår redan när underkonstulten tidrapporterar.
+ Den exakta tiden kommer med i projektet
+ Kommentarer och tider kan tas ut i rapporter
+ Tiderna går fakturera direkt efter att de rapporterats
+ Underkonsulternas namn kan tas med på fakturaunderlaget
+ Den exakta kostnaden kommer in i projektet (om man tar in leverantörsfakturan)
- Medför en extra kostnad (behövs en basic-licens per konsult)
3. Underkonsulterna har en egen licens men tiden läggs in av en administratör
Antingen läggs tiden in som en klumpsumma den sistavarje månad eller dag för dag, allt beroende på hur detaljerade fakturaunderlag/rapporter man vill kunna ta ut samt om kommentarer varje dag ska läggas in.
+ Underkonsulternas namn kan tas med på fakturaunderlaget
+ Administratören har full koll på att alla timmar läggs in
+ Den exakta tiden kommer med i projektet
+ Kommentarer och tider kan tas ut i rapporter
- Administratören behöver vänta in tidrapporter från underkonsult
- Medför en extra kostnad (behövs en basic-licens per konsult)
- Tidskrävande för administratören att registrera allas tider
4. Underkonsulterna delar på en licens och tiden läggs in av en administratör
Man lägger upp en användare som heter Underkonsult Underkonsult (eller liknande) och administratören antingen loggar in som eller rapporterar för denna användare i de olika projekten. Detta sätt fungerar främst om det endast är en underkonsult per projekt.
+ Administratören har full koll på att alla timmar läggs in
+ Medför liten merkostnad av licens (behövs bara en)
- Administratören behöver byta namn på fakturaunderlaget varje gång
- Alla timmar klumpas ihop på fakturaunderlaget (går inte särskilja om det är olika underkonsluter)
- Administratören behöver vänta in tidrapporter från underkonsult
- Går inte få med kommentarer eller tider på fakturaunderlaget
- Tidskrävande för administratören
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.