Bevakningslistor är en funktion i Blikk Byrå för att hålla koll på vad som ska göras på respektive kund.

Funktionen är användbar ur två perspektiv:

1. Hjälper den enskilde konsulten att se sina kommande arbetsuppgifter.

2. Hjälper byråledare/teamledare att få överblick över hur byrån som helhet ligger till, om någon ligger efter och var det behövs stöttas upp vid eventuell frånvaro.

Det går att jobba 1:1 med uppdrag men det är inte obligatoriskt

Ert byråkonto har fått ett antal exempellistor för att visa hur bevakningslistorna kan byggas upp.
Vi rekommenderar att ni kollar igenom dessa exempellistor och gör eventuella justeringar innan de börjar användas skarpt av er byrå. 

 

 

Arbetssätt

Tanken för den enskilde konsulten är att utgå från att filtrera på sig själv som deltagare för att se vad man har att göra i närtid. Filtrerar man på sitt namn ser man de kunder där man har minst en punkt man är deltagare på. Man ser även kunder vars listor är tillagda via uppdrag men som ännu ej konfigurerats (där man är kundansvarig) samt alla kunder som har en ännu ej konfigurerad lista och där ingen är kundansvarig. Detta för att fånga upp så att inga kunder faller mellan stolarna.

För en byråchef/teamledare kan det istället vara intressant att sortera på alla deltagare och få en överblick om det finns någonstans det finns försenade punkter och behov att stötta upp.

Det är inte tvingande att ha 1:1 mellan bevakningslista och uppdrag.
Man kan tex ha ett uppdrag som heter Bokslutsarbete och bevakningslistorna Bokslut och Deklaration. Man jobbar i två olika listor men tiden ska ändå föras mot samma projekt (förslagsvis på olika aktiviteter). Eller det omvända, en samlad bevakningslista med allt som rör bokslutet (även deklarationsarbetet) men man vill att tiden ska fördelas på två olika projekt (ett för Bokslut och ett annat för Deklaration) för att man har olika prissättning för de olika uppdragen.

Oavsett är det viktigt att man kommunicerar hur bevakningslistorna och uppdragen kommer att konfigureras så man får enhetliga arbetssätt och tidrapportering i hela arbetsgruppen. Använd med fördel intranätet i Blikk för denna information.

 

Inställningar

Återfinns under Inställningar (kugghjulet)  > Generellt > Bevakningslistor.

Här administrerar man grunden för bevakningslistan. Man sätter upp en mall på en lista som sedan kan justeras när den läggs till på kundkortet.

När man skapar en ny bevakningslista ger man den ett namn, man väljer en förvald periodicitet (dvs vilket läge bevakningslistan ska visas i) och kan välja om det ska finnas en extra kolumn för bokslutsmånad samt bolagsform i listan.

 

 

 

 

En bevakningspunkt innehåller:

◆Namn

◆Periodicitet (hur ofta den ska utföras)

◆En tidsangivelse för när punkten senast ska vara klar

◆För vilken period punkten avser (gäller endast vissa periodiciteter)

◆Antal dagar innan punkten går över till status Påminnelse, gul färg (frivilligt)

◆Antal dagar innan punkten går över till status Varning, orange färg (frivilligt)

◆Beskrivning (frivilligt)

◆Om punkten ska vara obligatorisk eller gå att välja bort när man lägger till listan på kund

 

Punkterna i en lista behöver inte ha samma periodicitet.
Man kan byta ordning på punkterna i en lista för att välja vilken ordning punkterna ska synas i matrissvyn. 

 

 

Koppla en bevakningslista till en kund

Man lägger till en bevakningslista på kundkortet. Det finns en ny flik som heter Bevakningslistor. Klicka på knappen Lägg till lista för att konfigurera en lista på denna kund.

Observera: Då punkter i en bevakningslista kan baseras på räkenskapsår är det fördelaktigt att lägga till bokslutsmånad på kunden innan man börjar lägga till listorna för att få rätt datum föreslagna. Detta görs på kundkortets Översikt-flik.

De punkter som föreslås när man lägger till en lista kommer från mallen (och i vissa fall i kombination med kundens bokslutsmånad). Dessa datum kan man sedan justera om man vill ha andra dagar för just denna kund.

 

 

1. Startdatum för när punkterna ska börja genereras. Föreslår alltid dagens datum men går välja ett annat.

2. Utifrån det startdatum man valt i ruta 1 kommer punkterna föreslås utifrån respektive punkts kommande tidsangivelse i mallen. Här kan man justera datum om man vill att punkterna ska genereras annorlunda än standarden i mallen. Gör man avsteg från mallen räknas punkterna som kundspecifika.

3. Säger när punkten kommer att upprepas. Om man gör ett annat val i ruta 2 kommer tillfälle för upprepningen att anpassas utifrån detta.

4. Symbolen anger att punkten avser en viss period. Genom att hovra på punkten kan man se för vilken period punkten avser.

5. Anger vem som är ansvarig för listan.

6. Den som är ansvarig kommer automatiskt att sättas som deltagare på alla punkter. Här kan man lägga till fler deltagare på de olika punkterna. Alla användare kan vara deltagare (utom de med light-licens).

7. Denna punkt är obligatorisk och går inte välja bort.

8. Denna punkt är inte obligatorisk utan man kan aktivt välja bort den om den inte är relevant för just denna kund.

Uppdrag och bevakningslistor

Det finns inget krav på att man måste ha ett 1:1-förhållande mellan ett uppdrag och en bevakningslista. Bevakningslistor och Uppdrag har i sig ingen koppling, men däremot går det föreslå att listor ska läggas till utifrån uppdraget.

Under Administrera > Projekt > Uppdrag kan man inne på ett specifikt uppdrag välja om en eller flera bevakningslistor ska vara förvalda. Lägger man till det uppdraget på en kund kommer även de förvalda listorna läggas till på kunden.

När man lagt till uppdraget med den kopplade bevakningslistan kommer man i den aktuella listan se att kunden ska ha denna bevakningslista men att det inte är konfigurerad ännu.
Genom att klicka på den kommer man till kundkortet och kan lägga till den precis som ovanstående beskrivning.

 

 

 

Modulen bevakningslistor

Här finns alla bevakningslistor som egna undermenyer. Man kan välja att se en bevakningslista i matrisvy eller listvy.

 

Matrisvy

Listvy

Det finns även en meny som heter Alla listor, där varje lista representeras av en egen kolumn.

Det datum som står på respektive bevakningspunkt är datumet då punkten förväntas vara klar.

Uppe till höger väljer man för vilken period man vill visa punkterna. Punkterna man ser är de punkter som ska vara klara inom denna period.

Det finns möjlighet att göra ytterligare filtreringar på deltagare, kundansvarig, bokslutsmånad osv.

Filteringsmöjligheter i bevakningslistorna

 

Färgförklaringar för bevakningspunkter

 

Varningar

Om det finns punkter som är försenade och inte syns i den valda tidsperioden visas en varning.

 

 

Bevakningspunkter (matrisvy)

Om punkten är den enda punkten i listan under det valda tidsintervallet
kan man direkt klarmarkera genom att klicka på vänstra sidan av punkten. 

Genom att klicka mitt på så öppnas mer information om punkten upp. Där finns information om vilken status punkten har, när den senast ska vara klar (med möjlighet att redigera datumet för denna specifika punkt), se och ändra vilka som är deltagare, möjlighet att lämna en kommentar med taggning samt se all aktivitet. Om punkten avser en period kommer den perioden att stå utskriven inom parentes bakom punktens namn. 

Om tidsintervallet är så pass stort att det finns flera bevakningspunkter som ska utföras under perioden kan man inte direkt klarmarkera punkten utan får istället upp en lista över de punkter som ska utföras inom det valda tidsspannet. Här kan man klarmarkera en punkt, samt klicka sig vidare in på en specifik punkt för mer information.

 

Justeringar i mallen

När man gör ändringar i mallen för en bevakningspunkt/lista som redan finns tillagd på kunder behöver man vara uppmärksam på vad som händer om man ändrar tidsangeivelse för punkten senast ska vara klar.

På de punkter som inte justerats med kundspecifika datum när de lades till på kundkortet utan som har de datum som föreslogs från mallen kommer ändringen att slå igenom på alla framtida punkter.
Klarmarkerade punkter kommer inte justeras med det nya datumet.
På kunder där man manuellt ändrade till ett annat datum än det som föreslogs kommer inget att förändras i och med att de inte utgår från mallen.

 

Justeringar i kundkortet

När man gör ändringar i datum direkt på kundkortet gäller samma regelverk som ovan, fast enbart för denna kunden.