Denna guide vänder sig till dig som är i färd med att implementera Blikk Byrå i verksamheten. Guiden hjälper dig som systemadministratör att komma igång med systemet på egen hand!
Grundinställningar
Blikk Byrå är ett flexibelt byråstöd som kan anpassas för att passa just din organisation. Genom att göra rätt inställningar från början får ni bästa tänkbara förutsättningar att anpassa systemet för era behov och ert arbetssätt. Här är checklistan som hjälper dig att göra grundinställningarna.
Innan du börjar +
Att implementera ett nytt byråstöd kan initialt kännas överväldigande. Det är inställningar som ska göras, arbetssätt som ska sättas och medarbetare som ska informeras. Innan du börjar göra inställningar i Blikk kan det därför vara bra att göra en plan för implementeringsprocessen.
Här hittar du våra bästa tips för att göra upp en uppstartsplan.
Rensa konto på testdata +
Under den kostnadsfria testperioden innehåller ditt Blikk-konto testdata som gör det möjligt att prova systemets funktioner. När det är dags att aktivera kontot måste det rensas på all testdata.
För att rensa ditt konto på testdata navigerar du till Inställningar (kugghjulet) > Generellt > Företagsinställningar. Längst ner på sidan finns en röd knapp med texten Rensa konto. Klickar du på denna försvinner all testdata.
Ange företagsinformation +
Nästa steg är att fylla i kontaktuppgifter och annan information om ditt företag, samt välja vilka Blikk-moduler som ska vara aktiva.
Läs mer om hur du anger företagsinformation och väljer moduler.
Koppla ihop Blikk med ditt ekonomisystem +
Blikk fungerar utmärkt som ett fristående system, men kan med fördel integreras med ett ekonomisystem för att underlätta faktureringen och bokföringen. Du kan enkelt integrera Blikk med marknadens vanligaste ekonomisystem:
Importera data från ekonomisystemet +
En av de stora fördelarna med att integrera Blikk med ett ekonomisystem är att du kan importera data som underlättar uppstartsprocessen:
Se över inställningar för tid +
Tid är en av de viktigaste funktionerna i Blikk. Tiden som du och dina medarbetare rapporterar i Blikk påverkar bland annat era löne- och fakturaunderlag. Eftersom tidrapporteringen påverkar många aspekter gäller det att göra inställningar som passar ert arbetssätt:
Lägg till användare +
Nästa steg är att bjuda in dina medarbetare till Blikk:
- Lägg till användare
- Importera användare
- Välkomstmejl
Bjud in dina kunder till Blikk +
Genom att bjuda in och samarbeta med dina kunder i Blikk slipper du tidskrävande dubbelarbete och kan standardisera byråns arbetssätt för lön. I den kostnadsfria partnerportalen kan du hämta ut kompletta löneunderlag samt dela dokument och kommunicera med dina kunder.
Läs mer om hur du bjuder in dina kunder till Blikk.
Ladda ner mobilappen +
Blikk kan användas både på dator och mobil. Genom att ladda ner den kostnadsfria mobilappen kan du tidrapportera, hantera arbetsordrar och projekt samt redovisa kvitton och utlägg, även när du är på språng.
Rabatt för medlemmar i FAR och Srf konsulterna +
Som medlem i FAR eller Srf konsulterna har du möjlighet att erhålla rabatt på licenskostnaderna för Blikk Byrå.*
*För att kunna nyttja medlemsrabatten måste du kontakta oss. Rabatten gäller från och med den dag som vi har kunnat verifiera medlemskapet.
Lägg till kontakter
I kontaktregistret hanterar du alla dina affärskontakter, både företag och personer. På varje kontakt har du dessutom möjlighet att se om det finns uppgifter, projekt eller affärsmöjligheter kopplade till kontakterna.
Skapa uppdrag och projekt
Med uppdragshanteringen i Blikk Byrå kan du enkelt administrera byråns alla uppdrag, på ett och samma ställe. Du kan skapa uppdragstyper utifrån de återkommande tjänster som er byrå utför, exempelvis löner och bokslut, och anpassa dem baserat på hur ni jobbar. Välj vilka aktiviteter som ska vara obligatoriska respektive valbara, samt övrig information som ska gälla nya uppdrag.
Konfigurera bevakningslistor
Bevakningslistorna ger er byrå ett enhetligt arbetssätt som säkerställer att alla medarbetare har full koll på vad som ska göras när, för samtliga kunder. Listorna kan förses med egna bevakningspunkter, periodicitet, tidsangivelser för när punkten ska vara klar och hur många dagar det ska ta innan punkterna övergår till påminnelser respektive varningar, beroende på vad som passar bäst för just er verksamhet.
Tidrapportering
I tidrapporteringsmodulen kan du enkelt redovisa interntid och frånvaro samt arbetad tid mot särskilda uppdrag eller uppgifter. Tidsregistreringen kan även kompletteras med bland annat bilresor och tillägg, beroende på vilka artiklar som finns upplagda i systemet.
- Se demo av modulen
- Inställningar för tid
- Tidrapportering
- Resor och traktamente
- Interntid
- Frånvaro
- Attest av tidrapporter
Registrera kvitton och utlägg
Slipp kvittohögar en gång för alla. Genom att fota av och registrera dina kvitton digitalt, via dator eller Blikks mobilapp, förenklas både löne- och utläggshanteringen.
När kvitton registreras i Blikk anger du om kostnaden ska debiteras ett visst uppdrag samt om det betalats med ett privat- eller företagskort. Privata utlägg som ska ersättas vid löneutbetalningar följer med på löneunderlaget, medan inköp som gjorts med ett företagskort kan bokföras som en kostnad via integrationen till ekonomisystemet.
Med tilläggstjänsten kvittotolkning kan du minska den manuella hanteringen ytterligare. Tolkningen fungerar både i desktop och mobilappen och läser automatiskt in datum, belopp och moms. Med tid lär sig tolkaren att känna igen samt föreslå hur olika typer av kvitton ska konteras.
- Se demo av modulen
- Inställningar för kvitton och utlägg
- Så här registrerar du ett kvitto
- Kvittotolkning
- Attest av kvitton
- Bokföring av kvitton
Skapa kompletta löneunderlag
När tidrapporter och utlägg har attesterats kan du skapa kompletta löneunderlag. Underlaget kan sedan exporteras i PDF-format och SIE-filer för enkel import till marknadens vanligaste lönesystem: Fortnox lön, Visma lön, Crona lön, Kontek lön, Hogia Plus och PAXml.
Skapa kompletta fakturaunderlag
Tid, utlägg och artiklar som har rapporterats på projekt kan sammanställas till kompletta fakturaunderlag. Du kan själv styra hur underlaget ska se ut, lägga till rader och information, välja uppställning och detaljnivå samt om något ska faktureras senare. Underlaget kan sedan föras över till ditt ekonomisystem för vidare fakturering.
Driv affärerna framåt med säljtavlan
I modulen affärsmöjligheter får du som full koll på företagets affärer. Med hjälp av säljtavlan kan du bygga upp ett överskådligt flöde som återspeglar er säljprocess. Den intuitiva drag and drop-funktionen gör det sedermera enkelt att föra affärerna framåt – från första kontakt till offert, förhandling och vunnen affär.
Samla dina avtal i ett överskådligt register
Avtalsmodulen gör det möjligt att samla dina avtal i ett överskådligt register. Alla avtal som laddas upp kan förses med avtalsperioder, bevakningsdatum och uppsägningsperioder. På så sätt får du full koll på när avtal är på väg att löpa ut eller måste förnyas. De kan dessutom skickas ut för digital signering via BankID, Freja eID och andra säkra signeringsmetoder.
Följ upp och utvärdera nyckeltal
Med modulerna rapporter och analys har du möjlighet att i realtid följa upp, utvärdera och analysera viktiga nyckeltal som kostnader, intäkter samt fakturerbar och rapporterad tid. Få full inblick i din verksamhet och ta mer välinformerade beslut som hjälper dig att öka lönsamheten.
Samarbeta med dina kunder i partnerportalen
I partnerportalen har du som byrå möjlighet att bjuda in och samarbeta med dina kunder. Via portalen kan du exempelvis sakgranska tidrapporter och kvitton, exportera kompletta löneunderlag samt dela dokument och viktiga årshandlingar. När majoriteten av kunderna arbetar i ett och samma system slipper du onödigt dubbelarbete och kan standardisera byråns arbetssätt för lön.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.