Versionsnyheter - 2.8.1

Skapa projekt/ÄTA som Basic

Från och med denna release kan en användare med Basic-licens skapa upp ett projekt eller en ÄTA.En Basic kan själv inte vara projektledare utan måste välja en Standard- eller Total-användare som projektledare.

Vad kan Basic-användare göra efter uppdateringen?

• Skapa projekt och ÄTOR – I dagsläget har Basic-användare endast möjlighet att se och rapportera tid mot de projekt som man blivit tilldelad. Efter uppdateringen kommer Basic-användare att kunna lägga till egna projekt och ÄTOR. Notera att ÄTOR endast finns tillgängliga i Blikk Pro.
  
  
• Ange projektnamn, kund, projektledare och deltagare – När en Basic-användare skapar ett projekt kommer de att kunna namnge projektet samt koppla det till en befintlig kund. Det är också tvingande att välja en projektledare (användare med Standard eller Total-licens). Basic-användaren kan även ange vilka som ska vara deltagare, utöver en själv och projektledaren.
  
  

Vad kan Basic-användare inte göra?

• Kan inte skapa nya kunder – endast välja från befintliga kunder.
  
  
• Välja prissättning för projektet – Projektet/ÄTAn får per automatik löpande prissättning enligt kundens prislista.
  
  
• Basic-användaren kan inte se priser, ändra prissättning, välja aktiviteter eller tidsartiklar – endast projektledaren kan göra dessa justeringar.
  
  
• Lägga till eller redigera deltagare – efter att projektet har skapats.

Vad innebär förändringen för projektledare?

• Projektledaren får mejl när ett nytt projekt skapas - Projektledare informeras via mejl när en Basic-användare skapar ett projekt
  
  
• Projektledaren måste slutföra projektinställningarna - Projektledare uppmanas även att slutföra/redigera inställningarna för projektet, t ex prissättning, deltagare, aktiviteter och tidsartiklar.  

Detta ser en användare med Basic licens när projektet skapas: 

När en Basic skapat ett projekt skickas ett mail till ansvarig projektledare:

Ange datum för ny schablonkostnad

På respektive användare kan man idag ange vilken schablonkostnad som gäller för varje arbetad timme. När tidrapporten har skapats så har vi kollat på beloppet i fältet och stämplat varje tidrapport med det aktuella beloppet som funnit i fältet.

I och med denna leverans så gör vi det möjligt att kunna ange från när kostnaden gäller. Om man anger ett nytt belopp inne på en användare kommer man vid sparandet få upp en dialogruta med information om det gamla priset, det nya priset samt möjligheten att ange från när det nya priset ska gälla. Om det finns tidrapporter skapade för denna period kommer dessa att uppdateras med den nya kostnaden.

Personalkostnad

Syftet med funktionen är att lättare kunna få in personalkostnader per projekt i ett uppföljningsperspektiv.

Med denna rapport kan man boka upp kostnaderna (antingen via SIE eller genom att skapa upp ett verifikat direkt från Blikk) som man haft på respektive projekt under en period, och när man sedan importerar de bokförda värdena till projekten ser man projektkostnaderna direkt (och behöver inte vänta in lönekörningen).

Inställningarna görs under Administrera > Projekt > Inställningar.

Den nya rapporten Personalkostnader i projekt (OL4) möjliggör att följa kostnader i projekten. Man kan ta ut rapporten i excel eller visa den direkt på skärmen. Sen kan man välja att visa bokföringsunderlaget och från det ta ut en SIE eller bokföra det direkt (om man har en integration med Fortnox, Visma eEkonomi eller BL Administration).

Det bokningen gör är att skapa en kostnadspost på respektive projekt (och resultatenhet) med en samlad ”neutral” motbokning på samma konton. Det detta resulterar i är att när vi hämtar in bokförda värden till projektet så hämtar vi bara poster som är projektmärkta. I projektekonomin kommer vi därför se dessa poster som kostnader men i bokföringen är det ett nollsummespel som inte påverkar resultatet.

Rekommenderat arbetssätt är att en person på företaget gör detta i början av månaden när föregående månad är färdigrapporterad och attesterad.

Nummerserie Projekt och Samlingsprojekt

Nu finns möjlighet att sätta en fast nummerserie både för både projekt och samlingsprojekt. Man kan dessutom ställa in så att alla projekt som tillhör ett samlingsprojekt får ett givet suffix i form av -001, -002 osv med samlingsprojektets nummer som prefix. Denna inställning kan bara göras av användare som är administratörer. 

Användare med Basic-licens kan inte ändra projektnummer när ett projekt skapas, det kommer alltid att föreslås från inställningarna.
Användare med licensen Standard eller Total får ändra projektnummer när projektet skapas, men det kommer alltid att först föreslås ett nummer enligt inställningarna. Detta föreslagna nummer kan man ändra genom att hoovra över projeknummer rutan och sedan klicka på redigera ikonen. 

Om man ändrar projektnummer manuellt, så påverkar inte det nästa föreslagna nummer, som kommer fortsätta enligt inställningarna för projektnummer.

Exempel: P100-002

Jobbar man med ÄTA i ett samlingsprojekt så får de projekten en egen nummerserie med Ä initialt, -Ä001, -Ä002.

Exempel: P100-Ä001

Man kan välja att lägga in prefix i form av bokstäver/tecken (tex P, SP-, osv), man kan även välja att lägga in [YYYY], [YY] osv för datumlogik i prefixet (tex P[YY]-). Detta gäller både samlingsprojekt och projekt.

Man kan även välja att projektnumret alltid ska bestå av ett antal siffror, tex fyra siffror. Anger man då att nästa nummer är 12 kommer systemet automatiskt fylla upp med nollor så att projektnumret blir 0012.

Om man är kopplad till ett ekonomisystem så kan man välja att det ska skapas ett bokföringsprojekt per automatik när man skapar ett projekt i Blikk. I och med att man kan skapa ett projekt som fristående och sedan i efterhand välja att flytta in det i ett samlingsprojekt kan man vilja att projektet byter projektnummer.

Exempel: Du har ett projekt som heter 123 – Ny hemsida. Du har ett samlingsprojekt som du skapat upp i efterhand (P001 – Grafisk profil) och du väljer att flytta in projektet i samlingsprojektet. När du flyttar in projekt 123 vill du att det ska få sitt projektnummer från samlingsprojektet, dvs P001-001. I och med att du gör denna flytt och får föreslaget detta nya projektnummer kommer du få frågan om du även vill skapa upp ett nytt bokföringsprojekt med det nya numret. Du kan välja ja, att det ska skapas ett nytt eller nej, behåll befintligt bokföringsprojekt (fast projektet byter projektnummer).

Om det finns bokförda händelser på det ”gamla” bokföringsprojektet (tex om du importerat bokförd data eller knutit en kundfaktura till bokföringsprojektet) kommer dessa inte synas i projektet i Blikk om du byter bokföringsprojekt. Det kan därför vara så att man väljer att behålla det gamla bokföringsprojektet även om projektet bytt nummer för att få behålla historiken. Ett annat alternativ är att man bokar om alla händelser från det gamla bokföringsprojektet till det nya inne i ekonomisystemet.

Tidrapporter som lista

Nu finns ett till visningsläge i tidregistreringen som heter Lista. Här har varje person möjlighet att se sina tidrapporter i listformat under ett valt tidsspann (år, månad, vecka, totalt och eget datumspann). Man kan filtrera på ett specifikt projekt eller kund, man kan även välja att gruppera per kund, projekt eller typ av registrering. Man ser sina kommentarer och har även möjlighet att se övrigt rapporterat, som resor, övertid, tillägg osv.

I vyn Lista finns det en knapp för att Exportera till excel. Då laddas rapporten ”Tidrapporter – översikt” ner, filtrerad på den användaren och det tidsspannet.

Vad du ser i listan och excelexporten vad gäller fakturerbart antal styrs av din rapporteringsprofil.

I samband med denna lista har varje aktivitet stylats om, och det finns nu möjlighet att välja olika färger för varje aktivitet (de är default blå). Inställningen görs under Inställningar (kugghjulet) > Tid & Kvitton > Aktiviteter.

Koppla uppgift

En uppgift kan nu kopplas till ett projekt, en affärsmöjlighet eller en kund. Uppgiften kan också vara kopplad till en uppgiftstavla.

Om uppgiftstavlan har ett projekt kopplas uppgiften automatiskt om till detta projekt.

Man kan från och med nu ha flera uppgifter kopplade till en affärsmöjlighet.

Man kan nu också ha uppgifter kopplade direkt till en kontakt (eller indirekt via ett projekt eller affärsmöjlighet som tidigare).

Utökad filtrering i uppgiftstavlor

Möjlighet att filtrera på etiketter samt endast uppgifter som inte är klarmarkerade eller som är försenade.

Redigera kvitton (i partnerportalen)

Möjlighet att se ej attesterade privata utlägg (för att kunna redigera dem innan attest):

Man kan nu göra justeringar trots att dagen är attesterad:

Nya rapporter

Utöver projektkostnad per projekt så kommer även 3 andra rapportnyheter i denna release: 

Succesiv vinstavräkning

Succesiv vinstavräkning är ett sätt att beräkna hur stor del av ett projekts vinst man får tillgodoräkna sig. Detta gäller vanligtvis fastpris då de kan vara svåra att bedöma (ett projekt som man fakturerar löpande är det ganska lätt att avgöra hur det går).Det finns två sätt man brukar räkna detta på; huvudregeln och alternativregeln. Ett företag måste välja ett av sätten att räkna på för hela sitt bolag. Rapporten succesiv vinstavräkning bygger på huvudregeln och utgår från budget.

Exempel:

Ett projekt är budgeterat att ha 1 000 000 kr i intäkter och 800 000 kr i kostnader, med ett budgeterat resultat/vinst på 200 000 kr. Efter en månad har man haft kostnader på 100 000 kr. Man har alltså använt 12,5 % av sina budgeterade kostnader (dvs jag har haft kostnader på 100 000 / jag tror att jag kommer totalt ha kostnader på 800 000). Då får man enligt huvudregeln räkna på samma procentsats för att avgöra hur mycket vinst man gjort vid samma tillfälle.

Det innebär att jag vid det tillfället gjort (200 000 x 12,5%) i vinst = 25 000 kr.

Uppföljning uppgifter
För den som vill kunna kontrollera om, när och av vem checklistor i en uppgift har klarmarkerats.

Uppföljning kalkyl

Används när man vill följa upp utfallet arbetade timmar gentemot den kalkylerade tiden. Går att följa på alla projekt som har en total kalkyl. Rapporten visar hur kalkylen fördelad (total, per aktivitet eller per aktivitet och deltagare).